KPI hay KPIs là gì? Cách phân biệt và ứng dụng hiệu quả cho người mới bắt đầu
Trong quản trị doanh nghiệp, việc đo lường hiệu quả công việc là yếu tố sống còn để đảm bảo sự phát triển bền vững. Tuy nhiên, nhiều người vẫn thường thắc mắc nên dùng thuật ngữ kpi hay kpis cho đúng ngữ pháp và ngữ cảnh. Việc hiểu rõ bản chất của các chỉ số này không chỉ giúp bạn chuyên nghiệp hơn trong giao tiếp mà còn hỗ trợ đắc lực trong việc xây dựng hệ thống quản lý mục tiêu. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết về khái niệm, cách phân biệt và hướng dẫn bạn cách triển khai các chỉ số này một cách chuẩn xác nhất.
Khái niệm cơ bản về kpi và tầm quan trọng trong quản lý
KPI là gì?
KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator, dịch sang tiếng Việt có nghĩa là Chỉ số đánh giá hiệu suất trọng yếu. Đây là một giá trị có thể đo lường được, cho thấy mức độ hiệu quả mà một cá nhân hoặc tổ chức đang đạt được so với các mục tiêu kinh doanh cốt lõi. Một chỉ số kpi tốt phải phản ánh được mục tiêu chiến lược và thúc đẩy hành động để cải thiện kết quả.
Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng kpi?
Nếu không có các chỉ số đo lường, nhà quản lý sẽ giống như người lái tàu trong sương mù mà không có bản đồ. Hệ thống kpi giúp minh bạch hóa quá trình làm việc, giúp nhân viên hiểu rõ kỳ vọng của công ty và giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu thực tế thay vì cảm tính.
Cách phân biệt kpi hay kpis chuẩn xác nhất
Sự khác biệt về mặt ngôn ngữ
Khi đặt câu hỏi nên dùng kpi hay kpis, câu trả lời nằm ở số lượng chỉ số bạn đang đề cập đến. Trong tiếng Anh, “KPI” là danh từ số ít, chỉ một chỉ số đo lường duy nhất (ví dụ: Tỷ lệ chuyển đổi). Trong khi đó, “KPIs” là dạng số nhiều của KPI, dùng để chỉ một tập hợp gồm nhiều chỉ số đo lường khác nhau (ví dụ: Tập hợp các chỉ số về doanh thu, chi phí và lợi nhuận).
Sử dụng kpi hay kpis trong thực tế công việc
Trong thực tế, người ta thường dùng thuật ngữ kpis nhiều hơn vì hiếm khi một doanh nghiệp hay một phòng ban chỉ vận hành dựa trên một chỉ số duy nhất. Khi bạn nói về “Hệ thống KPIs”, bạn đang đề cập đến toàn bộ các bảng đo lường của đơn vị đó. Ngược lại, nếu bạn đang thảo luận sâu về một mục tiêu cụ thể như “Tốc độ phản hồi khách hàng”, bạn nên dùng thuật ngữ kpi.
Hướng dẫn lựa chọn các chỉ số kpis phù hợp cho doanh nghiệp
Xác định mục tiêu dựa trên mô hình SMART
Để chọn được các kpis phù hợp, các chỉ số cần phải tuân thủ nguyên tắc SMART: Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Có thể đạt được (Achievable), Thực tế (Relevant) và Có thời hạn (Time-bound). Một chỉ số mơ hồ sẽ không mang lại giá trị trong việc thúc đẩy hiệu suất.
Lựa chọn kpi theo từng cấp độ
- KPI chiến lược: Tập trung vào các mục tiêu lớn của toàn công ty như tổng doanh thu năm, thị phần.
- KPI vận hành: Tập trung vào các hoạt động hàng ngày của phòng ban như số lượng cuộc gọi mỗi ngày, tỷ lệ lỗi sản phẩm.
- KPI cá nhân: Gắn liền với trách nhiệm cụ thể của từng nhân viên để đảm bảo sự đóng góp vào mục tiêu chung.
Quy trình thiết lập hệ thống kpi hiệu quả cho người mới bắt đầu
Bước 1: Xác định mục tiêu cốt lõi của tổ chức
Trước khi đặt ra bất kỳ chỉ số kpis nào, bạn cần biết doanh nghiệp muốn đạt được điều gì trong ngắn hạn và dài hạn. Các chỉ số phải là “mỏ neo” bám sát vào tầm nhìn và sứ mệnh của công ty.
Bước 2: Phân bổ mục tiêu xuống các phòng ban
Từ mục tiêu chung, hãy chia nhỏ thành các mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận. Tại đây, việc lựa chọn kpi hay kpis sẽ tùy thuộc vào tính chất phức tạp của công việc. Ví dụ, phòng Marketing có thể cần một bộ kpis gồm: lưu lượng truy cập website, số lượng khách hàng tiềm năng và chi phí trên mỗi khách hàng.
Bước 3: Theo dõi và điều chỉnh định kỳ
Hệ thống kpi không phải là một bảng số liệu cố định. Bạn cần theo dõi hàng tuần hoặc hàng tháng để thấy được sự tiến bộ. Nếu một chỉ số không còn phản ánh đúng thực tế, đừng ngần ngại điều chỉnh để đảm bảo tính thực tiễn.
Những sai lầm thường gặp khi áp dụng kpi và kpis
Thiết lập quá nhiều chỉ số cùng một lúc
Nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi áp dụng quá nhiều kpis khiến nhân viên bị quá tải và mất tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất. Hãy nhớ rằng chữ “K” trong KPI viết tắt của “Key” (Trọng yếu), vì vậy chỉ nên tập trung vào những chỉ số thực sự tác động đến kết quả kinh doanh.
Chỉ số không có tính khả thi
Việc đặt ra các kpi quá cao so với nguồn lực thực tế sẽ gây ra tâm lý chán nản cho đội ngũ. Một hệ thống đo lường hiệu quả là hệ thống tạo ra động lực thúc đẩy nhân viên nỗ lực hơn, chứ không phải là công cụ để gây áp lực vô hình.
Tổng kết và lời khuyên cho nhà quản lý
Việc hiểu rõ nên dùng kpi hay kpis không chỉ giúp bạn chuẩn hóa quy trình làm việc mà còn thể hiện sự am hiểu sâu sắc về quản trị. Dù bạn gọi là gì, điều quan trọng nhất vẫn là cách bạn vận hành các chỉ số đó để mang lại giá trị thực tế cho doanh nghiệp. Hãy bắt đầu từ những chỉ số đơn giản, đo lường chính xác và không ngừng cải tiến để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
Một môi trường làm việc chuyên nghiệp với hệ thống quản lý hiện đại luôn cần một không gian văn phòng tương xứng. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một văn phòng làm việc lý tưởng để bứt phá hiệu suất và khẳng định vị thế thương hiệu, King Office chính là sự lựa chọn hàng đầu. Chúng tôi cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng tại các tòa nhà hạng A, B, C với vị trí đắc địa, giúp bạn dễ dàng kết nối giao thương và nâng cao uy tín trong mắt đối tác.
Thương hiệu: Hotline/Zalo: 0902 322 258 Website: https://kingoffice.vn/ Fanpage: https://www.facebook.com/kingoffice.vn Địa chỉ: 169B Thích Quảng Đức, Phường Đức Nhuận, TP.HCM
Đừng để rào cản về không gian làm việc hạn chế khả năng đạt được các kpis đột phá của doanh nghiệp bạn. Hãy liên hệ với King Office ngay hôm nay để nhận tư vấn về những tòa nhà văn phòng tốt nhất, phù hợp với ngân sách và quy mô của bạn!
